2022年4月7日,國家檔案局正式發(fā)布《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T89—2022,以下簡稱《規(guī)范》),填補了國內(nèi)實物檔案數(shù)字化技術標準的空白,標準自2022年7月1日起實施。《規(guī)范》規(guī)定了實物檔案數(shù)字化工作的組織與管理,以及實物檔案數(shù)字化前處理、數(shù)字化采集、影像處理與實物檔案驗收、移交和入庫等工作要求。

背景情況

    《中華人民共和國檔案法》對推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用作出了明確規(guī)定。很多單位在實施紙質(zhì)、聲像檔案數(shù)字化的同時,也開始嘗試開展實物檔案的數(shù)字化工作。由于實物檔案本身具有種類多樣、形狀復雜、數(shù)量相對較少等特點,大部分單位只限于簡單的拍照提供利用,不能直觀反映檔案的真實情況,個別實物檔案經(jīng)過長期保存,相比原貌發(fā)生了較大差別,現(xiàn)有的檔案數(shù)字化規(guī)范難以滿足實物檔案數(shù)字化的需要。鑒于實物檔案的重要價值、瀕危檔案保護的嚴峻形勢,有必要盡快探索研究實物檔案數(shù)字化規(guī)范標準,指導開展實物檔案數(shù)字化工作,從而更好滿足檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時代要求。

    按照全國檔案工作標準化技術委員會第二十五次年會統(tǒng)一安排,明確由國家電網(wǎng)有限公司牽頭承擔行業(yè)標準《規(guī)范》的編制工作。在國家檔案局的指導和支持下,國家電網(wǎng)有限公司高度重視,精心組織,選拔專業(yè)力量,組建項目團隊,加強科研攻關,多方征求檔案領域內(nèi)相關專家意見建議,不斷修改完善《規(guī)范》�！兑�(guī)范》自立項至正式印發(fā),歷經(jīng)現(xiàn)場和遠程調(diào)研10余次,專家評審和論證6次,向全國各有關單位征求意見1次,共征集行業(yè)各有關單位和專家意見125條,采納意見113條,易稿10次。

編制原則

    《規(guī)范》編制過程中,主要遵循以下基本原則:

    一是明確依據(jù),統(tǒng)籌布局。依據(jù)國家標準制定原則、國家現(xiàn)行建設法規(guī)和標準化工作的相關規(guī)定,以及紙質(zhì)檔案、聲像檔案、錄音錄像檔案等專業(yè)規(guī)范標準,參照最新檔案工作要求,合理確定實物檔案數(shù)字化原則、技術要求及工作流程等,確�！兑�(guī)范》的一致性和時效性。

    二是廣泛調(diào)研,深入研討。廣泛查閱國內(nèi)外相關文獻資料,實地調(diào)研博物館、檔案館等典型機構,結(jié)合各行業(yè)數(shù)字化現(xiàn)狀、成本效益等因素,形成《規(guī)范》的框架結(jié)構。加強編寫組內(nèi)部溝通與研討,深入分析研究,明確實物檔案數(shù)字化相關術語,逐步完善《規(guī)范》章節(jié)內(nèi)容,確�！兑�(guī)范》的實用性和普適性。

    三是反復驗證,不斷完善。圍繞實物檔案數(shù)字化業(yè)務需求和技術要點,借鑒文物、工業(yè)測繪等行業(yè)先進經(jīng)驗,從工作術語到管理規(guī)范,從技術原理到操作規(guī)程,逐項細化設計、反復驗證,確保《規(guī)范》的適用性和專業(yè)性。

主要內(nèi)容

    《規(guī)范》共分13章48小節(jié),包括范圍、規(guī)范性引用文件、術語和定義、總體要求、組織與管理、檔案出庫、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化采集、影像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交、檔案歸還入庫等。

    《規(guī)范》界定了實物檔案的基本范疇,即“國家機構、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的,以特定有形物品存在的具有保存價值的實物”可視為實物檔案,較為典型的實物檔案有“獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產(chǎn)品、標本、工具設備等”。同時,《規(guī)范》明確了該標準的適用范圍,即適用于各級各類檔案室、檔案館采用拍攝、掃描等方式對實物檔案數(shù)字化加工過程的管理。在數(shù)字化實施過程中,應根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素,統(tǒng)籌規(guī)劃、科學開展實物檔案數(shù)字化工作,并采用有效的管理和技術手段,確保實物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量,真實反映實物檔案的有關信息,最大限度地展現(xiàn)檔案原貌。

    1.工作組織與制度管理

    《規(guī)范》規(guī)定了實物檔案數(shù)字化工作的組織機構及人員配備要求,應建立實物檔案數(shù)字化工作組織,對數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術保障、監(jiān)督檢查、成果驗收等,確保數(shù)字化工作順利開展;從事實物檔案數(shù)字化工作人員應熟悉檔案業(yè)務并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織領導能力、熟悉相關標準規(guī)范并具備一定數(shù)字化基礎知識和技術能力等。

    為確保數(shù)字化工作達到預期目標,要求在充分調(diào)研的基礎上,制定科學合理的工作方案,明確數(shù)字化對象、工作目標、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術方法和指標、驗收依據(jù)、人員安排、責任分工、進度安排等具體事項。

    2.基礎設施與文件管理

    為加強實物檔案實體的保護,《規(guī)范》對實物檔案數(shù)字化基礎設施作出規(guī)定,要求配備專用加工場地,并進行合理布局,形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、數(shù)字化采集、影像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域,同時配備防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等設施設備。為更好滿足數(shù)字化工作需要,應合理規(guī)劃、配備和管理實物檔案數(shù)字化設施設備。

    為加強實物檔案數(shù)字化工作文件管理,《規(guī)范》要求對實物檔案數(shù)字化工作方案、實物檔案數(shù)字化審批書、實物檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、實物檔案數(shù)字化成果移交清單等重要文件及時進行整理、歸檔、移交。

    3.工作流程管理

    實物檔案數(shù)字化的主要流程環(huán)節(jié)包括:數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化采集、影像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等(如圖所示)。為確保數(shù)字化工作規(guī)范有序開展,《規(guī)范》要求對實物檔案數(shù)字化工作進行全過程管控,并建立問題反饋機制,對數(shù)字化工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋和修正。

實物檔案數(shù)字化流程示例圖

    關于數(shù)字化前期準備工作(第6、7、8章),此階段包括檔案出庫、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立等工作。檔案保管部門按照實物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象,開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準備工作,并提交檔案出庫申請,經(jīng)批準后按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關手續(xù)。檔案出庫后,應及時確定實物檔案數(shù)字化對象的特征點,對實物檔案進行外觀檢查,對實物檔案編號、材質(zhì)、外形等信息,以及存在的問題進行記錄。為便于實物檔案數(shù)字化成果的管理和利用,應按照《檔案著錄規(guī)則》建立規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)庫。

    關于數(shù)字化采集工作(第9章),《規(guī)范》根據(jù)實物檔案的展示類型和特點,提出了平面掃描、三維掃描、數(shù)碼拍照、環(huán)物攝影四種采集方式。其中,平面掃描適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案,如獎狀、證書、印模等;三維掃描適用于能以三維立體影像形式展示的實物檔案,如獎杯、產(chǎn)品、標本、工具設備等;數(shù)碼拍照適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案,如獎牌、獎杯、錦旗等;環(huán)物攝影適用于能以三維全景影像形式展示的實物檔案,如生產(chǎn)工具、設施設備等大型實物檔案。

    數(shù)字化采集過程中,應統(tǒng)籌考慮檔案原件實際情況、數(shù)字化目的和規(guī)模、計算機網(wǎng)絡和存儲條件等因素,選擇合適的采集方式和設備,合理設置設備參數(shù),嚴格遵守操作流程,確保數(shù)字化采集工作質(zhì)量。

    關于數(shù)字化后期處理工作(第10、11章),此階段包括影像處理、數(shù)據(jù)掛接、成果驗收與移交等工作。為保證采集后數(shù)字影像清晰、完整、不失真,便于后期管理和使用,數(shù)字化工作人員應根據(jù)數(shù)字化采集影像的實際情況,及時對數(shù)字化影像采取旋轉(zhuǎn)、糾偏、去污、拼接、裁剪、降噪及數(shù)據(jù)平滑等處理措施,力求影像效果最接近檔案原貌。數(shù)字化影像經(jīng)過處理后,應及時將數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應的實物檔案數(shù)字化影像進行掛接,以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字影像的關聯(lián)。

    4.數(shù)字化成果驗收與移交

    為保證數(shù)字化成果100%達到預期目標,《規(guī)范》對數(shù)字化成果驗收與移交工作作出規(guī)定,要求成立專門的驗收組,采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結(jié)合的方式,對數(shù)字化成果進行驗收。驗收合格的數(shù)字化成果按照實物檔案數(shù)字化工作方案及時移交,并履行檔案入庫交接手續(xù)。

    5.數(shù)字化外包管理

    《規(guī)范》提出在需要外包的情況下,檔案部門應從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、資金來源(構成)、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面,嚴格審查評估外包企業(yè)的相關資質(zhì)和技術能力。在項目實施過程中,外包企業(yè)應嚴格遵守《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》開展數(shù)字化工作;同時,檔案部門應指派專門人員參與外包業(yè)務的監(jiān)督、指導,完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。